Dicas do Microsoft Outlook: Torne-se um especialista com estas dicas e conselhos secretos – Lista 2020

Desde seu início, a Microsoft sempre foi conhecida por apresentar o melhor software do mercado, e quando um de seus serviços não estava dando todo o seu potencial, eles fizeram uma migração, então foi a partir do Hotmail que surgiu o Outlook.

Mesmo assim, este chegou um pouco tarde ao mercado, e é por isso que hå muitas objeçÔes dos usuårios quando se trata de criar uma conta neste serviço de e-mail.

É por isso que hoje trouxemos a vocĂȘ algumas das funcionalidades que fazem o Outlook se destacar de sua concorrĂȘncia, e alguns truques que vĂŁo ajudĂĄ-lo a tirar o mĂĄximo proveito de sua conta.

Quais caracterĂ­sticas tornam o Microsoft Outlook Ășnico?

Apesar das adversidades que a Microsoft enfrentou no passado, com o anterior serviço de e-mail “Hotmail”, esta empresa aprendeu com seus erros e hoje oferece um serviço de alta qualidade, sem nada a invejar para outras empresas.

Este Ăłtimo serviço da Microsoft estarĂĄ online a partir de 2013, e desde o seu lançamento sĂł tem se destacado por suas excelentes caracterĂ­sticas. Existe um poderoso recurso que define muito bem a qualidade do seu serviço e este Ă© o “Active View”, este recurso permite que o usuĂĄrio interaja com qualquer coisa que vocĂȘ receba pelo correio sem sair dele ou ter que baixar o arquivo.

Por exemplo, se vocĂȘ receber um e-mail no qual vocĂȘ recebe um link para um vĂ­deo do YouTube, ou qualquer outro banco de vĂ­deos, ele pode ser reproduzido a partir do e-mail sem a necessidade de abri-lo diretamente na plataforma.

A visualização ativa garante que os usuårios possam visualizar informaçÔes de forma mais conveniente a partir da mesma interface, e ainda fornece informaçÔes em tempo real sobre alguns serviços, para mencionar um, o rastreamento online de uma remessa postal.

TambĂ©m se destaca por seus esforços para garantir que os clientes tenham todas as suas bandejas ordenadas e limpas de informaçÔes irrelevantes. Para isso, possui um sistema de varredura que organiza as informaçÔes e possibilita eliminar grandes quantidades de correspondĂȘncia de uma sĂł vez.

Outra das peculiaridades que mais valorizam e fazem dele um serviço Ășnico, Ă© a integração que tem com os processadores de texto e nĂșmeros mais conhecidos no mundo, esta Ă© a suĂ­te de escritĂłrios da Microsoft.

Com o Microsoft Outlook vocĂȘ tem acesso ao Office Word, Excel, PowerPoint e outros programas online, entĂŁo com esta conta vocĂȘ pode acessar e compartilhar todos os seus documentos que vocĂȘ tem ancorado lĂĄ. Possui tambĂ©m integração com quase todas as redes sociais, o que possibilita responder Ă s mensagens destas plataformas por este meio, por exemplo, as do Facebook.

Lista das 20 melhores dicas para obter o mĂĄximo do correio do Microsoft Outlook

Abaixo, veremos 20 maneiras melhores de aproveitar o Microsoft Outlook com algumas dicas e truques que mencionaremos:

Atalhos

Todos os softwares de computador possuem comandos estratĂ©gicos que permitem acelerar as ordens de certos processos. Estes atalhos normalmente aceleram os processos bĂĄsicos da aplicação, portanto agora veremos alguns dos mais Ășteis nesta aplicação.

  • “Ctrl+R”: Responder ao correio.
  • “Ctrl+M”: Menu para responder e receber e-mails.
  • “Ctrl+U”: Novo e-mail.
  • “Ctrl+D”: Excluir correio selecionado.
  • “Alt+W”: Ir para o prĂłximo e-mail.
  • “Alt+R”: Responder a todos no correio.
  • “Alt+S”: Enviar e-mail.

Elementos rĂĄpidos

Uma Ăłtima maneira de poupar tempo escrevendo e-mails Ă© quando temos uma introdução ou algumas frases que normalmente usamos em muitas delas, entĂŁo para nĂŁo escrevĂȘ-las todos os dias e repetidamente podemos salvĂĄ-las nos itens rĂĄpidos.

Caso vocĂȘ precise deles, basta selecionĂĄ-los para aparecerem imediatamente no texto:

  • Para isso, devemos em um e-mail que estamos escrevendo selecionar aquelas frases que consideramos que devem ser salvas como “elementos rĂĄpidos” e as sombreamos com o cursor.
  • Em seguida, pressione as teclas “Alt+F3”.
  • Para inserir estes elementos em sua mensagem quando vocĂȘ for escrever um e-mail, basta ir para a aba “Inserir” e no menu superior, na margem direita, vocĂȘ encontrarĂĄ a opção “Texto”.
  • No menu que serĂĄ exibido, clique em “Elementos rĂĄpidos” e na prĂłxima janela suspensa escolha “Autotext”.
  • Finalmente aqui vamos escolher o elemento a ser inserido e pronto.

Agrupamento de mensagens

Quando recebemos um grande nĂșmero de mensagens em nossa caixa de entrada, pode ser um pouco difĂ­cil localizar qualquer uma dessas mensagens especĂ­ficas depois. Para resolver isso podemos usar um bom truque, para isso vamos para o menu principal e vamos para a aba “Ver”.

Lá no topo encontramos “Mostrar mensagens em conversas”, isto deve ser verificado para ativá-lo e poder fazer uso dele.

Spam

VocĂȘ provavelmente recebeu mensagens que nĂŁo sĂŁo do seu interesse ou de pessoas ou empresas que o incomodam com informaçÔes irrelevantes, ou que oferecem produtos e serviços que nĂŁo sĂŁo do seu interesse. Se este for o caso, vocĂȘ deve saber que vocĂȘ tem a opção de bloquear determinados usuĂĄrios e existem dois mĂ©todos simples para fazĂȘ-lo.

  • No menu “Start”, vocĂȘ deve pressionar o pequeno sĂ­mbolo “Forbidden” localizado perto do lado esquerdo, este Ă© o botĂŁo de spam.
  • Na aba exibida, clique em “OpçÔes de Spam”.
  • Depois, na nova janela, vĂĄ para a aba “Remetentes Bloqueados” e clique em “Adicionar”.
  • Nesta parte devemos inserir o endereço de e-mail do usuĂĄrio ou empresa que queremos bloquear.

A outra maneira mais simples Ă© clicar com o botĂŁo direito do mouse em qualquer e-mail do usuĂĄrio que queremos bloquear e selecionar a opção “Spam”, depois “Block Sender”.

Limpeza inteligente

O Microsoft Outlook tem um sistema de limpeza que devemos configurar para ter a melhor experiĂȘncia.

  • Para fazer uso disso vamos para a entrada no menu “Home”, selecione a opção “Limpeza” e daqui podemos apagar toda uma sĂ©rie de e-mails como uma conversa, pastas e subpastas.
  • Mas se apĂłs pressionarmos uma dessas 3 opçÔes ao invĂ©s de pressionarmos “Clean”, pressionarmos “Configuration”, podemos otimizar um pouco mais o trabalho.
  • Na prĂłxima janela que se abrirĂĄ descemos pelo menu “Mail” e na seção “Conversation Cleaning” selecionamos os parĂąmetros que precisamos.

Assinatura pessoal

No Outlook Ă© possĂ­vel personalizar os e-mails a serem enviados com uma assinatura pessoal, isto Ă© muito Ăștil para mostrar uma boa imagem comercial.

  • Para isso devemos criar a assinatura em uma nova mensagem, cedemos na opção de “Assinatura” localizada perto da borda direita e depois no que serĂĄ exibido clicamos onde diz “Assinaturas”.
  • Uma vez lĂĄ, podemos criar ou inserir uma assinatura jĂĄ digitalizada, ou mesmo um logotipo pode ser usado.

Monitoramento

Isto nos permite rastrear todas as mensagens, de forma que se precisarmos ser notificados em um horĂĄrio especĂ­fico para responder a um e-mail, podemos agendar um alarme de acompanhamento.

  • Se clicarmos com o botĂŁo direito do mouse em qualquer correio, na seção “Rastreamento” podemos escolher ser notificados hoje, amanhĂŁ, na prĂłxima semana ou na semana seguinte, tudo depende do que vocĂȘ precisa.
  • E se clicarmos em “Adicionar Aviso” podemos escolher um horĂĄrio mais especĂ­fico.

Notas

É possível manter um espaço de trabalho mais limpo usando as notas, isto para ter à mão quaisquer dados importantes que precisem ser usados em um ou vários e-mails por dia.

  • Para utilizĂĄ-los, pressione as teclas “Ctrl+Shitf+N”.

Com este truque certamente teremos apoio e melhor organização ao redigi-los melhor.

Enviar SMS

Este Ă© um truque maravilhoso que nos permite enviar SMS do correio, sua operação Ă© muito simples, basta colocar no remetente o nĂșmero de telefone do contato e endereço de e-mail da operadora com a qual a linha trabalha.

AplicĂĄ-lo nos deixaria com algo assim:

Regras

Criar regras no e-mail da Microsoft Ă© um truque muito Ăștil na organização de informaçÔes e mensagens.

  • Na tela principal prĂłxima ao lado direito temos a opção “Mover”, esta por sua vez exibe a opção “Regras”, e no Ășltimo menu suspenso estĂĄ a opção “Criar regra”.

A partir daqui, podemos configurar os parĂąmetros para que o software tome providĂȘncias quando um e-mail atender as condiçÔes.

Por exemplo, vocĂȘ pode optar por ter todos os e-mails do usuĂĄrio “X” indo para a pasta “X” e assim por diante.

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